Excel เป็น Software ที่ใช้งานได้หลากหลายตัวอย่างการตั้งค่าและเพิ่มเติมฟังก์ชันต่างๆ เพื่อสร้างรูปแบบและจัดรูปแบบข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากมาย เป็นเครื่องมือสำคัญในการฝึกงานในหลายๆ อาชีพ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือธุรกิจขนาดใหญ่ สำหรับบทความนี้ เราจะแนะนำ วิธีการแยกชื่อและนามสกุลจากข้อมูลด้วย Excel
Excel มีฟังก์ชันที่สามารถใช้แยกข้อมูลชื่อและนามสกุลได้ โดยใช้สูตร CONCATENATE และ Text to Column ซึ่งเป็นฟังก์ชันที่ช่วยจัดการแก้ไขข้อมูลและแยกค่าออกจากเซลล์ใน Excel ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ขั้นตอนการแยกชื่อและนามสกุลจากข้อมูลด้วย Excel มีดังนี้
1. สร้างสูตร CONCATENATE
สูตร CONCATENATE เป็นฟังก์ชันใน Excel ที่ช่วยรวมข้อความจากเซลล์หลายๆ เซลล์เข้าด้วยกัน เพื่อสร้างข้อความใหม่ ซึ่งสามารถนำไปใช้กับชื่อและนามสกุลของผู้ใช้งานได้
ขั้นตอนการสร้างสูตร CONCATENATE คือ
– เลือกเซลล์ที่ต้องการนำมาเชื่อมกันเป็นชื่อและนามสกุล
– ใช้สูตร CONCATENATE โดยเขียนตัวอักษร CONCATENATE ตามด้วยวงเล็บ () และใส่เลขเซลล์ที่ต้องการนำมาผสมกัน เช่น = CONCATENATE(F2,” “, G2)
– กด Enter เพื่อทำการสร้างสูตร CONCATENATE สำหรับชื่อและนามสกุล
2. ใช้สูตร Text to Column ใน Excel
สูตร Text to Column เป็นฟังก์ชันที่ช่วยแยกข้อมูลกรุ๊ป หรือกลุ่มข้อมูล ที่อยู่ในคอลัมน์เดียวกันเป็นคอลัมน์ที่แตกต่างกัน โดยใช้ข้อกำหนดที่ผู้ใช้งานต้องการ อย่างไรก็ตาม สูตร Text to Column นี้ สามารถจัดการลักษณะข้อมูลต่างๆ ได้ง่ายๆ แล้วควบคู่กับ CONCATENATE แล้วเราก็สามารถแยกข้อมูลชื่อและนามสกุลออกจากข้อมูลที่ผสมกันได้
ขั้นตอนการใช้สูตร Text to Column คือ
– เลือกเซลล์ที่มีข้อมูลชื่อและนามสกุลที่ผสมกัน โดยคลิกที่เลขเซลล์
– เปิดฟังก์ชัน Text to Column จากเมนู Data Tab และเลือก Delimited
– ตั้งค่า Delimiter ที่แยกข้อมูล ในที่นี้เราจะใช้ Delimiter ของ Space
– กดลงไปที่ Preview และตรวจสอบความถูกต้องของตัวอย่างเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลถูกแยกผ่านฟังก์ชัน Text to Column ได้อย่างถูกต้อง
– กด Finish เพื่อทำการแยกข้อมูลชื่อและนามสกุลแล้วบันทึกข้อมูล
สองขั้นตอนดังกล่าว เป็นวิธีง่ายๆ และประหยัดเวลาในการแยกชื่อและนามสกุลจากข้อมูล ด้วย Excel และสามารถนำไปใช้กับข้อมูลมากมายในการจัดการข้อมูลต่างๆ ในองค์กร การใช้งานฟังก์ชัน Text to Column จะช่วยควบคุมการจัดการข้อมูลในลักษณะที่ต้องการและเป็นประโยชน์สูงสุด
เมื่อเราใช้สูตร CONCATENATE และ Text to Column ใน Excel เราจะสามารถบันทึกเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูลชื่อและนามสกุลได้อย่างมากมาย การแยกชื่อและนามสกุลจากข้อมูลด้วย Excel เป็นเพียงเทคนิคง่ายๆ ที่สามารถนำไปใช้สร้างรูปแบบและจัดรูปแบบข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพอย่างไม่ต้องวิชาชีพ นอกจากนี้การใช้ Excel ยังเป็นเครื่องมือสำคัญในการใช้งานในหลายๆ โดเมนอาชีพ ที่ผลิตผลงานที่มีคุณภาพอันสูงสุด
